Obvestilo o varstvu zasebnosti – osebni podatki o zaposlenih v Skupini Shell, izvajalcih in vzdrževanih članih zaposlenih

To obvestilo navaja, katere osebne podatke zbiramo, za katere namene in katere so vaše pravice v zvezi s tem.

Kaj je zajeto v tem obvestilu o varstvu zasebnosti?

Vsak posameznik v skupini družb Shell (v nadaljnjem besedilu: družba Shell, družba Shell ali oz. »mi«, »nas«, »nam« ali »nami«, izraženo tudi samo z glagolom v prvi osebi množine) je odgovoren za varstvo osebnih podatkov drugih takih posameznikov ter naših strank, poslovnih partnerjev in dobaviteljev.

To obvestilo o varstvu zasebnosti vsebuje informacije o osebnih podatkih, ki jih družba Shell obdeluje v zvezi s posamezniki, ki so ali so bili zaposleni, osebe na delovni praksi ali posamezni izvajalci ter vzdrževani člani zaposlenih družbe Shell (v nadaljnjem besedilu: osebje družbe Shell).

Za posamezne maloprodajne stranke, člane programov zvestobe družbe Shell, obiskovalce spletišč družbe Shell ali uporabnike aplikacij družbe Shell glejte Obvestilo o varstvu zasebnosti – vozniki motornih vozil (Privacy Notice - B2C) na https://www.shell.si/privacy/b2c-notice.html.

Za posameznike, ki se prijavijo za delovno mesto v družbi Shell ali udeležijo zaposlitvenega dogodka ali preizkusa znanja, glejte Obvestilo o varstvu zasebnosti – zaposlovanje v Skupini Shell, ki je na voljo na https://www.shell.si/privacy/job-applicant-notice.html.

Tako kot to Obvestilo o varstvu zasebnosti lahko specifična obvestila o varstvu zasebnosti in dopolnilne izjave o varstvu zasebnosti vsebujejo dodatne informacije o tem, kako obdelujemo vaše osebne podatke v zvezi s posameznimi kadrovskimi postopki (kot so programi odprtega kadrovanja, mednarodne mobilnosti in OneHealth IT). V teh primerih vam bodo takšna obvestila o varstvu zasebnosti posredovana ločeno.

To obvestilo o varstvu zasebnosti pojasnjuje, kateri vaši osebni podatki se obdelujejo, zakaj obdelujemo vaše osebne podatke in za kakšne namene, koliko časa hranimo vaše osebne podatke, kako lahko dostopate do svojih osebnih podatkov in jih posodobite ter katere možnosti so vam na voljo v zvezi z vašimi osebnimi podatki ter kje lahko dobite dodatne informacije.

Kategorije osebnih podatkov, ki jih zbiramo o vas.

Katere vaše osebne podatke obdelujemo? Zbiranje podatkov

Obdelujemo tiste osebne podatke, ki so potrebni za upravljanje delovnega razmerja, najem izvajalcev in vključevanje oseb v delovno prakso ter zagotavljanje ugodnosti nekaterim vzdrževanim članom zaposlenih družbe Shell.

Navedeno zajema osebne informacije za stik na domačem naslovu, datum rojstva, zakonski stan, informacije o obračunu plače in bančnem računu, informacije o plači in ugodnostih, vključno z informacijami o upravičencih, podatke za stik v nujnih primerih, informacije o delovni uspešnosti, informacije, potrebne za zagotovitev, da imate pravico do dela v državi/-ah, v katerih ste dejavni, in vse druge informacije, potrebne za upravljanje delovnega razmerja, najem izvajalcev in zagotavljanje ugodnosti nekaterim vzdrževanim članom zaposlenih družbe Shell (kot so tisti, ki zaposlenega družbe Shell spremljajo med delom v tujini).

Občutljivi osebni podatki

Obdelujemo tudi nekatere posebne vrste osebnih podatkov (v nadaljnjem besedilu: občutljivi osebni podatki), kot so podatki o posameznikovem zdravju, rasnem ali etničnem poreklu, verskem ali filozofskem prepričanju, spolni usmerjenosti, političnem mnenju in članstvu v sindikatu. Takšne osebne podatke obdelujemo le, kadar je to potrebno za zagotavljanje skladnosti z zakonodajo, ki ureja delovna razmerja in socialno varnost, za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo zahtevkov oziroma kadar je to potrebno za zagotavljanje poklicnega zdravstvenega svetovanja in podpore, da zavarujemo življenjske interese posameznika (na primer v nujnih primerih), kadar je to potrebno iz razlogov javnega zdravja ali kadar posameznik poda izrecno privolitev.

Vaše osebe podatke bomo obdelovali le v primeru legitimnega interesa oziroma zakonite osnove.

Zakaj obdelujemo vaše osebne podatke?

Vaše osebne podatke obdelujemo:

  • da izpolnimo svoje obveznosti glede skladnosti z lokalno zakonodajo in predpisi;
  • na podlagi zakonitih poslovnih interesov (na primer vodenje delovne uspešnosti za zagotovitev kvalificiranega in usposobljenega osebja ali za zagotavljanje zdravja in varnosti, da poskrbimo, da le pooblaščeno osebje lahko dostopa do nekaterih mest ali sredstev, pravdni postopki in obramba zahtevkov); ali
  • kadar imamo vašo izrecno privolitev.

Upoštevajte, da družba Shell načelno osebja Shell ne prosi za privolitev za obdelavo osebnih podatkov ter se na takšno privolitev ne opira. Obstajajo izjeme, ki pridejo v poštev v posebnih okoliščinah, ko je privolitev potrebna, če to na primer predpisuje veljavna lokalna zakonodaja.

Osebni podatki, zahtevani od osebja Shell, so nujno potrebni za izpolnitev zakonskih in/ali pogodbenih zahtev ter omogočitev udeležbe v programih ali zagotavljanje ugodnosti. Če nam zahtevanih informacij ne predložite, to lahko negativno vpliva na vašo možnost, da ostanete v delovnem razmerju, na delovni praksi ali najeti kot izvajalec oziroma da se udeležite programa ali ste deležni ugodnosti.

Če obdelava temelji na privolitvi, lahko svojo privolitev kadar koli prekličete. To ne bo vplivalo na veljavnost obdelave pred preklicem privolitve. Preklic privolitve lahko vpliva na vašo možnost, da ostanete v delovnem razmerju ali kakšnem drugem razmerju ali da se udeležite programa ali ste deležni ugodnosti.

Nameni, za katere obdelujemo vaše osebne podatke.

Za katere namene obdelujemo vaše osebne podatke?

Osebne podatke, zajete v tem obvestilu o varstvu zasebnosti, obdelujemo za naslednje namene:

  • Kadrovanje, upravljanje osebja, izvajanje poslovnih postopkov, notranje upravljanje, poročanje poslovodstvu, organizacijska analiza in razvoj – vključno s proračunskim, finančnim in organizacijskim načrtovanjem, administracijo, kompenzacijo in vodenjem delovne uspešnosti;
  • Zagotavljanje varnosti, zaščite in zdravja – vključno z varovanjem življenja ali zdravja osebja Shell, zagotavljanjem varnosti in zdravja pri delu, varovanjem sredstev družbe Shell in preverjanjem statusa osebja Shell in njegovih pravic do dostopa; ali
  • Zagotavljanje zakonske in/ali regulativne skladnosti – vključno z zagotavljanjem skladnosti z zakonskimi ali regulativnimi zahtevami.

Vaše osebne podatke lahko obdelujemo za drugotne namene, le če so z navedenimi tesno povezani, to so:

  • hramba, brisanje ali anonimiziranje vaših osebnih podatkov;
  • preprečevanje goljufij, preiskave, revizije, reševanje sporov ali nameni zavarovanja, pravdni postopki in obramba zahtevkov; ali
  • statistične, zgodovinske ali znanstvene raziskave.

Spremljanje

Vse dejavnosti v IT-opremi družbe Shell in/ali med povezavo z IT-omrežjem družbe Shell se lahko spremljajo na podlagi zakonitih poslovnih namenov.

Vsi člani osebja Shell prejmejo izkaznico za dostop, ki družbi Shell omogoča evidentiranje datuma, časa in točk, do katerih posameznik dostopa v prostorih in znotraj sredstev družbe Shell. Podatki o dostopu in podatki varnostnih sistemov se uporabljajo:

  • za zagotavljanje zdravja in varnosti, preprečevanje goljufije in zlasti za varovanje premoženja, osebja in obiskovalcev prostorov družbe Shell;
  • za izpolnjevanje zakonskih in regulativnih zahtev, posebno tam, kjer lokalna zakonodaja zahteva posredovanje informacij vladnim oziroma regulativnim organom;
  • za spremljanje (na podlagi zbirnih podatkov) števila posameznikov, ki vstopajo prostore družbe Shell in tam delajo za potrebe kadrovskega in nepremičninskega načrtovanja; in
  • le pri izvajalcih (in ne zaposlenih Shell) pa se datum in čas njihovega vstopa v prostore družbe Shell in izstopa iz njih uporablja za finančno upravljanje in nadzor.

Večina naših prostorov in sredstev je opremljena z nadzornimi kamerami (televizija zaprtega kroga). Kjer se nadzorne kamere uporabljajo, je to označeno. Nadzorne kamere se uporabljajo za zagotavljanje zdravja in varnosti, zlasti pa varovanje premoženja, osebja družbe in obiskovalcev prostorov družbe Shell . Vsi posnetki se redno brišejo, razen če pride do zdravstvenega ali varnostnega incidenta ali domnevnega ali dejanskega kaznivega ravnanja. V takih primerih jih lahko notranje preiskovalne ekipe družbe Shell in zunanje osebe pregledajo, če to zahtevajo ali dovolijo organi odkrivanja in pregona kaznivih dejanj ali drugi državni organi.

Preverjanje

Vse zaposlene in izvajalce redno preverjamo, da poskrbimo za skladnost z zakonskimi in regulativnimi obveznostmi, zavarujemo premoženje in zaposlene/izvajalce družbe Shell ter zlasti zagotovimo, da lahko družba Shell izpolni zahteve zakonodaje, ki ureja nadzor nad trgovanjem, preprečevanje pranja denarja in/ali podkupovanja ter korupcije, in druge regulativne zahteve. Preverjanje se opravlja na podlagi javno dostopnih sankcijskih seznamov ali sankcijskih seznamov, ki jih izdajo državni organi, pri tem pa se opravi primerjava z informacijami, ki jih ima o vas družba Shell (na primer z uporabo informacij iz registra nasprotij interesov – več o tem izveste tu).

Noben osebni podatek, zbran s preverjanjem, ne bo vključeval oblikovanje profilov ali avtomatizirano sprejemanje odločitev o primernosti za nadaljevanje delovnega razmerja, delovne prakse ali najema v vlogi izvajalca.

Kdo odgovarja za zbrane osebne podatke?

Shell Adria d.o.o., Bravničarjeva ulica 13, 1000 Ljubljana, Slovenija bo odgovorna za obdelavo vaših osebnih podatkov (vključno s podatki vzdrževanih članov) skupaj s povezanimi osebami iz skupine družb Shell.

Pri samostojnih izvajalcih družba iz Skupine Shell, ki je najela vaše storitve, samostojno ali skupaj s povezanimi osebami iz skupine družb Shell in vašo zunanjo pogodbeno družbo/družbo, ki vas zaposluje/agencijo za zaposlovanje.

S kom delimo vaše osebne podatke?

S kom bomo delili vaše osebne podatke?

Vaši osebni podatki se obdelujejo izključno za zgoraj navedene namene, posredujejo pa se strogo po načelu potrebe po seznanitvi z njimi, in sicer:

  • drugim družbam iz skupine družb Shell, vključno s tistimi, ki so zunaj vaše lokacije;
  • Pooblaščenim tretjim zastopnikom, ponudnikom storitev, zunanjim revizorjem in/ali podizvajalcem družbe Shell; in
  • pristojnemu javnemu organu, državnemu organu, regulatorni ali davčni agenciji, kadar je to potrebno, da se izpolni zakonska ali regulativna obveznost, ki velja za ustrezno/-ne družbo/-be Shell, ali kot je dovoljeno z veljavno lokalno zakonodajo; ali
  • kateri koli osebi, na katero družba Shell želi prenesti katero koli pravico in/ali dolžnost.

Vaši osebni podatki se lahko ob upoštevanju ustreznih zaščitnih ukrepov prenesejo iz vaše države.

Prenosi vaših osebnih podatkov v druge države

Če se osebni podatki prenesejo družbam iz Skupine Shell in/ali pooblaščenim tretjim osebam zunaj vaše države, bomo sprejeli organizacijske, pogodbene in pravne ukrepe za zagotovitev, da se vaši osebni podatki obdelujejo izključno za zgoraj navedene namene in da se vzpostavijo ustrezne ravni varstva za varovanje vaših osebnih podatkov. Ti ukrepi zajemajo Zavezujoča poslovna pravila za prenose znotraj Skupine Shell in za družbe Shell v EU, mehanizme prenosa, odobrene s strani Evropske komisije, za prenose tretjim osebam. Izvod Zavezujočih korporativnih pravil lahko najdete na https://www.shell.si/pravilnik-o-zasebnosti.html ali pa pišite na privacy-office-SI@shell.com.

Družba Shell je zavezana varovanju vaših osebnih podatkov.

Varnost vaših osebnih podatkov

Uvedli smo tehnologijo in politike, katerih namen je varovati vašo zasebnost pred nepooblaščenim dostopom in neprimerno uporabo. Ko bo na voljo nova tehnologija, bomo te ukrepe ustrezno posodobili.

Družba Shell hrani vaše osebne podatke le za za določeno časovno obdobje.

Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?

Vse informacije (vključno z osebnimi podatki) se upravljajo v skladu s standardi Skupine Shell za upravljanje informacij in vodenje evidenc ter se varno izbrišejo, ko niso več potrebne za zakonit poslovni namen ali izpolnjevanje zakonskih/regulativnih zahtev.

Razen pri nekaterih izjemah, potrebnih za izpolnjevanje lokalnih zakonskih zahtev:

  • se informacije, vsebovane v kartotekah osebja, hranijo največ 10 let po prenehanju delovnega razmerja;
  • se informacije v zvezi z ugodnostmi ob upokojitvi hranijo največ 99 let po začetku delovnega razmerja;
  • se vsi osebni podatki, zbrani v okviru preverjanja na podlagi javno dostopnih sankcijskih seznamov ali sankcijskih seznamov, ki jih izdajo državni organi, in medijskih virov, hranijo največ 15 let po tem, ko so bili prvič zbrani;
  • se imena, datumi in časi dostopa ter točke dostopa vseh posameznikov, ki vstopijo v prostore družbe Shell, hranijo 3 leta po posameznem vstopu;
  • če je posameznik odpuščen ali če njegova pogodba preneha zaradi hude kršitve, vključno s kršitvijo pravil o reševanju življenja ali kodeksa ravnanja družbe Shell, se take informacije hranijo do 30 let po prenehanju pogodbe.

Informacije se lahko v vseh primerih hranijo (a) dlje, če za to obstaja zakonski ali regulativni razlog (v takem primeru se izbrišejo, ko zakonska ali regulativna podlaga preneha), ali (b) krajši čas, če ugovarjate obdelavi svojih osebnih podatkov in hkrati ni več zakonite poslovne potrebe po njihovi hrambi.

Vaše pravice in kako jih uveljavljati.

Vaše pravice v zvezi z vašimi osebnimi podatki

O vas želimo imeti čim točnejše informacije. Zahtevate lahko:

  • dostop do vaših osebnih podatkov;
  • popravek ali izbris vaših osebnih podatkov (samo če niso več potrebni za zakonite poslovne namene);
  • omejitev obdelave vaših osebnih podatkov; in/ali
  • prejem osebnih podatkov, ki ste jih predložili družbi Shell, v strukturirani digitalni obliki za prenos drugi osebi, če je to tehnično izvedljivo.

Posamezniki, ki imate dostop do portala HR Online, lahko do svojih osebnih podatkov dostopate na naslovu: https://hronline.shell.com/.

Lahko pa se tudi obrnete na lokalnega kadrovskega svetovalca. Če ste izvajalec, se obrnite na svojo zunanjo pogodbeno družbo/družbo, ki vas zaposluje/agencijo za zaposlovanje. Za nekdanje zaposlene ali vzdrževane člane pišite na privacy-office-SI@shell.com.

Na koga se lahko obrnete, če imate vprašanje, pomislek ali pritožbo glede vaših osebnih podatkov?

Če imate kakršne koli pomisleke, vprašanja ali pritožbe glede obdelave vaših osebnih podatkov, glejte ustrezno obvestilo družbe Shell o varstvu zasebnosti, lahko pa nam pišete na Privacy-Office-SI@shell.com.

Obrnete se lahko tudi na pooblaščeno osebo skupine Shell za varstvo zasebnosti pri družbi Shell International B.V. Haag, Nizozemska – mat. št. v poslovnem registru 27155369, korespondenca: PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Če niste zadovoljni s tem, kako družba Shell ravna z vašimi osebnimi podatki, lahko vložite pritožbo pri lokalnem organu za varstvo podatkov IPRS, Dunajska 22, 1000 Ljubljana ali nizozemskem organu za varstvo podatkov s sedežem na naslovu Prins Clauslaan 60, 2595 AJ The Hague, The Netherlands. Za več informacij obiščite https://www.ip-rs.si ali https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

To obvestilo o varstvu zasebnosti se lahko sčasoma posodablja.

Spremembe tega obvestila o varstvu zasebnosti

To obvestilo o varstvu zasebnosti se lahko sčasoma spremeni. Svetujemo vam, da redno preverjate to obvestilo o varstvu zasebnosti zaradi morebitnih sprememb. To obvestilo o varstvu zasebnosti je bilo zadnjič posodobljeno avgusta 2021.