Trenutni ali nekdanji Shellov zaposleni, njegov vzdrževani član ali Shellov izvajalec

Vsak posameznik v Shellovi skupini družb (v nadaljnjem besedilu: Shell, izražen tudi samo z glagolom v prvi osebi množine) je odgovoren za varstvo osebnih podatkov drugih takih posameznikov ter naših strank, poslovnih partnerjev in dobaviteljev.

To obvestilo vsebuje informacije o osebnih podatkih, ki jih Shell obdeluje v zvezi s posamezniki, ki so ali so bili zaposleni, osebe na delovni praksi ali posamezni izvajalci ter vzdrževani člani Shellovih zaposlenih (v nadaljnjem besedilu: Shellovo osebje). Za Shellovo osebje, ki so tudi maloprodajne stranke ali uporabniki Shellove aplikacije ali spletne strani v kateri koli vlogi, razen kot Shellovo osebje, glejte ustrezno obvestilo o varstvu zasebnosti na www.shell.com. Za posameznike, ki se prijavijo za delovno mesto v Shellu, se udeležijo njegovega zaposlitvenega dogodka ali preizkusa znanja, glejte Obvestilo o varstvu zasebnosti – zaposlovanje na www.shell.com/careers.

To obvestilo o varstvu zasebnosti je podvrženo veljavni lokalni zakonodaji.

To obvestilo o varstvu zasebnosti pojasnjuje, kateri osebni podatki se obdelujejo, za katere namene, koliko časa hranimo osebne podatke, kako lahko dostopate do svojih osebnih podatkov in jih posodobite ter kje lahko dobite dodatne informacije.

Poleg tega obvestila o varstvu zasebnosti tudi druga obvestila o varstvu zasebnosti pojasnjujejo, kako obdelujemo osebne podatke v zvezi s posameznimi kadrovskimi postopki (kot so na primer programi odprtega kadrovanja, mednarodne mobilnosti in OneHealth IT), ter lokalna obvestila o varstvu zasebnosti v državah, kjer poslujemo, skladno z lokalnimi praksami in pravnimi zahtevami.

Obdelujemo tiste osebne podatke, ki so potrebni za upravljanje delovnega razmerja, najem izvajalcev in vključevanje oseb v delovno prakso ter zagotavljanje ugodnosti nekaterim vzdrževanim članom Shellovih zaposlenih.

Navedeno zajema osebne kontaktne podatke na domačem naslovu, datum rojstva, zakonski stan, informacije o obračunu plače in bančnem računu, informacije o plači in ugodnostih, vključno z informacijami o upravičencih, kontaktne podatke za nujne primere, informacije o delovni uspešnosti in vse druge informacije, potrebne za upravljanje delovnega razmerja, najem izvajalcev in zagotavljanje ugodnosti nekaterim vzdrževanim članom Shellovih zaposlenih (kot so na primer tisti, ki spremljajo Shellovega zaposlenega med delom v tujini).

Občutljivi osebni podatki

Obdelujemo tudi nekatere posebne vrste osebnih podatkov (v nadaljnjem besedilu: občutljivi osebni podatki), kot so na primer podatki o posameznikovem zdravju, rasnem ali etničnem poreklu, verskem ali filozofskem prepričanju, spolni usmerjenosti, političnem mnenju in članstvu v sindikatu, zgolj kadar je to potrebno za zagotavljanje skladnosti z delovnopravno zakonodajo in pravom socialne varnosti, kadar je to potrebno za zagotavljanje poklicnega zdravstvenega svetovanja in podpore, da zavarujemo življenjske interese posameznika (na primer v nujnih primerih), kadar je to potrebno iz razlogov javnega zdravja ali kadar posameznik poda izrecno privolitev. 

Vaše osebne podatke lahko obdelujemo:

• da izpolnimo svoje obveznosti glede skladnosti z lokalno zakonodajo in predpisi;
• na podlagi zakonitih poslovnih interesov (na primer vodenje delovne uspešnosti za zagotovitev kvalificiranega in usposobljenega osebja ali za zagotavljanje zdravja in varnosti, in sicer da poskrbimo, da zgolj pooblaščeno osebje lahko dostopa do nekaterih mest ali sredstev); ali
• kadar imamo vašo izrecno privolitev.

Upoštevajte, da Shell Shellovega osebja praviloma ne prosi za privolitev v obdelavo osebnih podatkov oz. se opira na tako privolitev. Kljub temu pa je v nekaterih okoliščinah privolitev potrebna, in sicer če to na primer predpisuje veljavna lokalna zakonodaja, vključno s privolitvijo v obdelavo občutljivih osebnih podatkov.

Osebni podatki, zahtevani od Shellovega osebja, so nujno potrebni za izpolnitev zakonskih in/ali pogodbenih zahtev ter za zagotovitev možnosti udeležbe v programih ali zagotavljanje ugodnosti. Če nam zahtevanih informacij ne predložite, lahko to negativno vpliva na vašo možnost, da ostanete v delovnem razmerju, na delovni praksi ali najeti kot izvajalec ali da se udeležite programa ali ste deležni ugodnosti.

Če obdelava temelji na privolitvi in če veljavna lokalna zakonodaja ne določa drugače, lahko svojo privolitev kadar koli prekličete. To ne bo vplivalo na veljavnost obdelave pred preklicem privolitve. Vendar pa preklic privolitve lahko vpliva na vašo možnost, da ostanete v delovnem razmerju ali kakšnem drugačnem razmerju ali da se udeležite programa ali ste deležni ugodnosti.

Vse dejavnosti v Shellovi IT-opremi in/ali med povezavo s Shellovim IT-omrežjem se lahko spremljajo na podlagi zakonitih poslovnih namenov. Za več informacij glejte navodila za osebno uporabo http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Vsi člani Shellovega osebja prejmejo izkaznico za dostop, ki Shellu omogoča evidentiranje datuma, časa in točk, do katerih posameznik dostopa v Shellovih prostorih in sredstvih. Podatki o dostopu in podatki varnostnih sistemov se uporabljajo:

• za zagotavljanje zdravja in varnosti, zlasti za varovanje Shellovega premoženja, Shellovega osebja in obiskovalcev Shellovih prostorov;
• za izpolnitev pravnih in regulatornih zahtev, zlasti kadar obstaja lokalna pravna zahteva po predložitvi informacij državnim/regulatornim organom;
• za spremljanje (na podlagi zbirnih podatkov) števila posameznikov, ki vstopijo v Shellove prostore in tam delajo za potrebe kadrovskega in nepremičninskega načrtovanja;
• zgolj pri izvajalcih (in ne Shellovih zaposlenih) pa se datum in čas njihovega vstopa v Shellove prostore in izstopa uporablja za finančno upravljanje in nadzor.

Večina naših prostorov in sredstev je opremljena z nadzornimi kamerami (video nadzor). Mesto, kjer se nadzorne kamere uporabljajo, je označeno. Nadzorne kamere se uporabljajo za zagotavljanje zdravja in varnosti, zlasti pa varovanje Shellovega premoženja, Shellovega osebja in obiskovalcev Shellovih prostorov. Vsi posnetki se redno brišejo, razen v primeru zdravstvenega ali varnostnega incidenta ali suma kaznivega dejanja ali dejanskega kaznivega ravnanja. V takih primerih jih lahko notranje Shellove preiskovalne ekipe in zunanje osebe pregledajo, če to zahtevajo ali dovolijo organi kazenskega pregona oz. drugi državni organi.

Za zagotovitev skladnosti s pravnimi in regulatornimi zahtevami ter varstva Shellovega premoženja in zaposlenih/izvajalcev, predvsem pa za zagotovitev skladnosti z zakonodajo, ki ureja nadzor nad trgovanjem, preprečevanje pranja denarja in/ali podkupovanja ter korupcije, in druge regulatorne zahteve, vse zaposlene in izvajalce redno preverjamo. Preverjanje se opravlja na podlagi javno dostopnih sankcijskih seznamov ali sankcijskih seznamov, ki jih izdajo državni organi, pri tem pa se opravi primerjava z informacijami, ki jih ima o vas Shell (na primer z uporabo informacij iz registra nasprotij interesov – več o tem izveste tu). Noben osebni podatek, zbran s preverjanjem, ne bo povzročil avtomatiziranega sprejemanja odločitev o primernosti za nadaljevanje delovnega razmerja, delovne prakse ali najema v vlogi izvajalca.

Shell Adria d.o.o. skupaj z družbo, v kateri ste zaposleni (pri vzdrževanih članih pa družbo, v kateri je zaposlen Shellov zaposleni), bodisi samostojno bodisi skupaj s povezanimi osebami iz Shellove skupine družb.

Pri samostojnih izvajalcih družba iz Shellove skupine, ki je najela vaše storitve, samostojno ali skupaj s povezanimi osebami iz Shellove skupine družb in vašo zunanjo pogodbeno družbo/družbo, ki vas zaposluje/agencijo za zaposlovanje.

Vaši osebni podatki se obdelujejo izključno za navedene namene (ali za drugotne tesno povezane namene, kot je na primer hramba), strogo po načelu potrebe po seznanitvi z njimi pa se posredujejo zgolj:

• drugim družbam iz Shellove skupine družb, vključno s tistimi, ki so zunaj vaše lokacije in Evropskega gospodarskega prostora (EGP);
• Shellovim pooblaščenim tretjim zastopnikom, ponudnikom storitev in/ali podizvajalcem; ter
• pristojnemu javnemu organu, državnemu organu, regulatorni ali davčni agenciji, kadar je to potrebno, da se izpolni pravna ali regulatorna obveznost, ki velja za pristojno Shellovo družbo, ali kot je dovoljeno na podlagi veljavne lokalne zakonodaje.

Če se osebni podatki prenesejo družbam znotraj Shellove skupine in/ali pooblaščenim tretjim osebam, ponudnikom storitev in/ali izvajalcem, ki so lahko na vaši lokaciji ali zunaj nje (vključno z lokacijami zunaj Evropskega gospodarskega prostora), bomo sprejeli organizacijske, pogodbene in pravne ukrepe, da poskrbimo, da se osebni podatki obdelujejo izključno za navedene namene in da se vzpostavijo ustrezne ravni varstva za varovanje osebnih podatkov. Ti ukrepi zajemajo Zavezujoča poslovna pravila o prenosih med Shellovo skupino in Evropsko komisijo, odobrene mehanizme prenosa tretjim osebam v državah, za katere se šteje, da ne zagotavljajo ustrezne ravni varstva podatkov, in vse morebitne druge lokalne zakonske zahteve. Če želite izvod teh pravil, pišite na privacy-office-SI@shell.com.

Zaradi narave Shellove skupine se lahko vaši osebni podatki in osebni podatki vaših vzdrževanih članov prenesejo v države zunaj vaše lokacije. V takšnem primeru z ustreznimi ukrepi zagotavljamo nadaljnje varstvo vaših pravic do zasebnosti in pravic vaših vzdrževanih članov do zasebnosti v skladu s Shellovimi Zavezujočimi poslovnimi pravili in veljavno zakonodajo.

Uvedli smo tehnologijo in pravila, katerih namen je varovati vašo zasebnost pred nepooblaščenim dostopom in neprimerno uporabo. Ob razpoložljivosti nove tehnologije, bomo te ukrepe ustrezno posodobili.

Vse informacije (vključno z osebnimi podatki) se upravljajo v skladu s standardi Shellove skupine glede upravljanja informacij in vodenja evidenc ter se varno izbrišejo, ko niso več potrebne za zakonite poslovne namene ali izpolnjevanje pravnih/regulatornih zahtev.

Razen pri nekaterih izjemah, potrebnih za izpolnjevanje lokalnih pravnih zahtev:

• se informacije, vsebovane v kartotekah osebja, hranijo največ 10 let po prenehanju delovnega razmerja;
• se informacije v zvezi z ugodnostmi ob upokojitvi hranijo največ 99 let po začetku delovnega razmerja;
• se vsi osebni podatki, zbrani v okviru preverjanja na podlagi javno dostopnih sankcijskih seznamov ali sankcijskih seznamov, ki jih izdajo državni organi, in medijskih virov, hranijo največ 15 let po tem, ko so bili prvič zbrani;
  
• se imena, datumi in časi dostopa ter točke dostopa vseh posameznikov, ki vstopijo v Shellove prostore, hranijo 3 leta po posameznem dostopu;
• če je posameznik odpuščen ali če njegova pogodba preneha zaradi hude kršitve, vključno s kršitvijo Shellovih pravil o reševanju življenja ali Shellovega kodeksa ravnanja, se take informacije hranijo do 30 let po prenehanju pogodbe.

Informacije se lahko v vseh primerih hranijo (a) dlje, če za to obstaja pravni ali regulatorni razlog (v takem primeru se izbrišejo, ko pravna ali regulatorna potreba preneha), ali (b) krajši čas, kadar posameznik ali vzdrževani član ugovarja obdelavi svojih osebnih podatkov in kadar ni več zakonite potrebe po njihovi hrambi.

 Več informacij o vodenju evidenc v Shellovi skupini, vključno z lokalnimi razlikami, najdete tu:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html.

O vas želimo imeti čim bolj točne informacije. Posamezniki lahko dostopate do svojih osebnih podatkov, zahtevate njihov popravek ali izbris (samo če niso več potrebni za zakonite poslovne namene) ter omejitev njihove obdelave. Posamezniki, ki imate dostop do portala HR Online, lahko do svojih osebnih podatkov dostopate na naslovu:

https://hronline.shell.com.

Lahko pa se tudi obrnete na lokalnega kadrovskega svetovalca. Če ste izvajalec, se obrnite na svojo zunanjo pogodbeno družbo/družbo, ki vas zaposluje/agencijo za zaposlovanje.

Več informacij najdete na domači strani o varstvu zasebnosti podatkov:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html.

Če imate kakršne koli pomisleke, vprašanja ali pritožbe glede obdelave vaših osebnih podatkov, nam pišite na Privacy-Office-SI@shell.com ali se obrnite na pooblaščeno osebo Shellove skupine za varstvo zasebnosti na naslovu Shell International B.V. Haag, Nizozemska – mat. št. v poslovnem registru 27155369, korespondenca: p. p. 162, 2501 AN, Haag.

Če niste zadovoljni s tem, kako Shell ravna z vašimi osebnimi podatki, lahko vložite pritožbo pri pri Informacijskem pooblaščencu s sedežem na naslovu Zaloška 59, 1000 Ljubljana, Slovenija, ali nizozemskem nadzornem organu za varstvo osebnih podatkov s sedežem na naslovu Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Haag, Nizozemska. Za več informacij obiščite https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

Podatke o lokalni uradni osebi za varstvo osebnih podatkov (če ta obstaja) in lokalnem nadzornem organu za varstvo podatkov najdete v lokalnih obvestilih o varstvu zasebnosti. Podatke za stik vam lahko priskrbimo tudi mi, če je to mogoče, in sicer takoj, ko nam tako zahtevo pošljete na Privacy-Office-SI@shell.com.

To obvestilo o varstvu zasebnosti se lahko čez čas spremeni. To obvestilo o varstvu zasebnosti je bilo nazadnje posodobljeno 1. januarja 2018.